Auditoria Financeira Completa
11 Passos para executar uma Autoauditoria Financeira Completa de
Seus Negócios e Otimize os seus Gastos
A maioria das pessoas pensa em auditorias financeiras como investigações e procedimentos realizadas por um contador. Essa é uma definição, e poderá ser exigido, se sua empresa precisar de um empréstimo espefícico, se preparar para abrir o capital ou o negócio em breve atingirá outro marco que exija transparência financeira.
No entanto, uma auditoria financeira também pode ser realizado de forma independente ou autoauditoria. Nesse sentido, é um exercício de olhar atentamente para sua situação financeira. A partir daí, procurar problemas e verá o que está indo bem ou não. Além de revelar fundos mal gastos, a auditoria pode mostrar como você pode economizar dinheiro e evitar que a empresa entre em uma situação financeira instável e insustentável. Portanto, você deve pensar nisso como um tempo bem investido.
Várias situações podem tornar apropriado auditar financeiramente sua empresa, inclusive:
- Mostrar aos investidores ou financiadores o resultado associado a um empréstimo;
- Determinar os motivos para um aumento ou diminuição recente da lucratividade;
- Avaliar se sua empresa está financeiramente pronta para expandir;
- Atender aos requisitos de um credor para obter ou renovar um empréstimo; e
- Aumentar a confiança das partes interessadas na empresa.
Aqui estão algumas sugestões práticas para executar uma autoauditoria financeira completa que forneça informações valiosas sobre seu negócio.
1. Escolha um Período com baixo movimento
Uma autoauditoria completa requer dedicar tempo suficiente para fazê-la corretamente. É por isso que é melhor que sua verificação ocorra durante um período relativamente lento para sua empresa. Não agende para acontecer uma semana após adquirir um novo cliente de alta necessidade ou durante o que geralmente é a temporada ou mês mais movimentado para o negócio.
Em vez disso, considere quando provavelmente terá tempo suficiente para analisar cada parte da auditoria e registrar suas descobertas. Caso contrário, você pode se apressar e ignorar detalhes cruciais. Se isso acontecer, isso anula o propósito de executar uma auditoria.
2. Procure por mudanças nas despesas
É natural que uma empresa gaste quantias diferentes de ano para ano. Por exemplo, talvez você tenha comprado novos computadores para toda a equipe no ano passado ou investido em uma impressora 3D de última geração. No entanto, a situação se torna mais preocupante quando você vê um grande aumento nas despesas e não consegue identificar imediatamente a causa.
Talvez você tenha gasto US$ 8.000 a mais em despesas médias no ano passado, apesar de registrar números relativamente consistentes até aquele ponto. Se sim, examine os custos do seu negócio linha por linha e tente identificar transações novas ou incomuns. Uma análise mais detalhada pode mostrar evidências de fundos mal gastos. Também pode apenas ajudá-lo a lembrar de uma despesa que você havia esquecido anteriormente.
3. Determine formas eficazes de cortar despesas operacionais
Despesas operacionais estão relacionadas aos requisitos diários de administração do seu negócio. Elas podem incluir pagamentos de arrendamento, contas de serviços públicos, material de escritório e salários de funcionários. Analise cada custo e descubra se eles podem ser reduzidos. Você poderia comprar produtos a granel para obter economias significativas? Reveja seus relacionamentos com fornecedores e veja se vale a pena buscar alternativas de menor custo.
Também é inteligente confirmar a porcentagem de despesas associadas a quebras inesperadas. Um equipamento crucial falhou e causou um excedente substancial no orçamento devido às taxas de atendimento de emergência e peças de reposição? Frequentemente descobrirá que seguir programas de manutenção preventiva ou preditiva economiza dinheiro reduzindo drasticamente o tempo de inatividade inesperado e os custos que ele causa.
4. Verifique se há evidências de cobranças recorrentes
Muitas empresas tentam fazer com que os clientes assinem cobranças mensais que continuam, a menos que os usuários cancelem. Isso parece conveniente a princípio, porque não precisa se preocupar em esquecer de pagar uma conta em dia e, de repente, encontrar sua empresa sem uma assinatura ou serviço essencial. No entanto, também pode significar que você está pagando por algo que a empresa não precisa mais.
Se você encontrar tais casos, revise os contratos e certifique-se de que eles não tenham prazos mínimos. Por exemplo, talvez tenha assinado um contrato de dois anos há 18 meses. Se sim, você deve continuar pagando as taxas até que o contrato expire. Interromper seus pagamentos antecipadamente pode prejudicar seu crédito ou levar a uma ação legal contra você. Caso contrário, analise todas as cobranças recorrentes para ter certeza de que são para coisas que sua empresa realmente precisa.
Quando você não está sob contrato e uma empresa não para de cobrar de você, envie uma solicitação formal ao fornecedor e peça uma resposta por escrito. Se isso não funcionar, entre em contato com o emissor do seu cartão para abrir uma disputa. Forneça documentação de suporte para provar que você não está mais em um contrato e que entrou em contato com o fornecedor solicitando o cancelamento.
5. Examine seus Cartão de Crédito Comercial e suas Transações
Também é uma boa ideia analisar as transações do seu cartão de crédito comercial ao realizar uma auditoria financeira. Você tem políticas claras sobre o que constitui uma despesa legítima da empresa? Existem processos em vigor para que os funcionários enviem recibos ao comprar algo com um cartão da empresa? Se os trabalhadores entenderem os usos aprovados, você pode abordá-los sobre quaisquer despesas estranhas para obter mais informações.
Dê uma olhada no relatório de crédito preparado pela operadora do seu cartão comercial também. Sempre terá direito legal a uma verificação de crédito anual gratuita pela operadora. Você pode então procurar erros ou eventos inesperados associados ao relatório que podem prejudicar seu crédito. Por exemplo, você pode descobrir atividades fraudulentas devido a roubo de identidade ou descobrir que enviou pagamentos que o provedor nunca recebeu ou registrou.
6. Garanta que suas despesas e fundos recebidos estejam classificados corretamente
Talvez sua empresa use um software de contabilidade que ajude a colocar seus ganhos e despesas em categorias. Se você tem uma empresa de web design e redação, a categorização pode ajudá-lo a determinar quanto cada serviço fornecido resulta em lucratividade.
O software certo também pode dividir suas despesas gerais em categorias. Se identificar custos específicos ocupando uma porcentagem anormalmente alta do orçamento, é hora de dar uma olhada mais de perto.
Como alternativa, poderá descobrir que um braço do seu negócio não gera lucros suficientes para justificar o que gasta nele. Se for o caso, a solução mais eficaz pode ser fechar esse segmento ou reduzir os recursos alocados a ele. No entanto, o software não é uma solução à prova de erros, seja com categorização automatizada ou exigindo entrada manual de dados. Erros acontecem e podem distorcer seus dados financeiros. E se alguém acidentalmente marcar seu pagamento de aluguel como material de escritório? Você se perguntaria o que causou o aumento repentino nos custos de material de escritório e precisaria investigar mais a fundo.
7. Liste mudanças da empresa que causaram diferenças financeiras
Outra etapa útil a ser tomada é documentar todas as mudanças que aconteceram durante o período auditado. Por exemplo, a organização iniciou ou descontinuou programas? Ela contratou um número substancial de membros da equipe? Talvez sua empresa tenha parado de produzir certos produtos e ainda não tenha preenchido essas lacunas com novas mercadorias.
Relembrar essas mudanças e listá-las ajudará você a ter uma auditoria mais bem-sucedida, minimizando surpresas e confusões. Consultar essas informações também tornará mais fácil ver os impactos do que é diferente. Por exemplo, se você contratou 20 novos funcionários no último ano, há um aumento perceptível nos lucros dentro dos departamentos onde eles trabalham?
Você poderá adotar a mesma abordagem com um equipamento caro que esperava trazer um crescimento tremendo para sua empresa. Talvez você o tenha usado por um ano e meio. Se sim, tente conectar os lucros a ele e veja se o que você gastou no final valeu a pena para ajudar sua empresa a ter sucesso.
8. Verifique se os empréstimos foram usados para itens aprovados
Talvez sua empresa tenha recebido empréstimos federais de alívio da COVID-19 ou de algum programa especial de financiamento. Essa assistência financeira veio com estipulações sobre como gastar o dinheiro. Por exemplo, você pode colocá-lo em despesas de folha de pagamento, mas pode ser auditado para ver se usou o empréstimo para esse propósito. Nesse caso, um representante comercial teria que enviar um relatório provando que a empresa usou o dinheiro adequadamente.
Mesmo que sua empresa não seja submetida a uma auditoria oficial para verificar o uso do empréstimo, suas verificações financeiras internas devem confirmar que não há recursos mal gastos. Se você encontrar tais casos, obtenha aconselhamento profissional sobre as melhores maneiras de lidar com eles e evitar ramificações.
9. Investigue as formas de economizar com custos de frete
Talvez sua empresa tenha recentemente aumentado sua dependência de empresas de entrega de mercadorias (transporadoras). Faça uma análise completa de quantos itens você envia em média por mês e quanto é gasto para fazer isso.
Em seguida, determine se o que você paga ainda representa uma taxa razoável, apesar do aumento da atividade da sua empresa. Você pode descobrir que outras empresas oferecem preços muito mais baixos.
Antes de mudar para outra empresa, converse com seu transportador atual. Diga a eles que você está pensando em levar seu negócio para outro lugar e veja se eles podem oferecer um desconto.
10. Encontre outras grandes oportunides de economizar
Mesmo um negócio bem administrado financeiramente provavelmente terá pelo menos alguns momentos de gastos excessivos que encontrará durante uma auditoria financeira cuidadosa. Em vez de se sentir desencorajado sobre os gastos excessivos efetuados, identifique as maneiras mais impactantes de cortar custos sem sacrificar o desempenho.
Por exemplo, você pode se mudar para um espaço de escritório menor e ter mais funcionários trabalhando em casa. Também pode fazer sentido comprar computadores reformados em vez de novos. São ações que fornecerão mais segurança financeira a longo prazo, economizando recursos e aumentado as reservas de caixa.
11. Compare os Resultados da Auditoria com o Orçamento e Previsões Financeiras
Depois de concluir uma auditoria, é uma boa ideia verificar os resultados dessa avaliação em relação às suas previsões financeiras (fluxo de caixa, orçamento ou planejamento financeiro). Fazer isso pode ajudar a evitar grandes problemas futuros devido a discrepâncias de informações.
Se você verificar casos em que as previsões financeiras feitas anteriormente não refletem as descobertas nos trabalhos de auditoria, atualize-as adequadamente. Essa etapa garante que você tenha as informações mais precisas e relevantes para tomar decisões financeiras no futuro.
Auditorias financeiras bem-sucedidas melhoram a conscientização empresarial
A maioria das empresas não passa por problemas financeiros da noite para o dia. Em vez disso, os problemas começam gradualmente e muitas vezes aumentam. Tomar a decisão sábia de auditar seu negócio permite que você identifique possíveis problemas e tenha tempo para obter ajuda especializada para resolvê-los. Além disso, você terá uma compreensão mais clara de quais atividades levam ao sucesso.
Outro passo que vale a pena é começar um esforço mensal para revisar suas previsões financeiras e registros relevantes. Em seguida, atualize-os conforme necessário. Esse tipo de plano contínuo reduz a necessidade de auditorias frequentes, porque você está se mantendo no topo de suas informações financeiras com mais regularidade. Além disso, uma verificação mensal lhe dará as informações para fazer mudanças rápidas quando necessário.
Permanecer informado sobre a situação financeira da sua empresa melhora a estabilidade e ajudará a promover o crescimento seguro.
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