Audite você mesmo seus negócios
Como efetuar uma
Autoauditoria de forma rápida e fácil
1. Identifique uma área funcional em seu negócio, por exemplo, contas a pagar, contas a receber, tesouraria, estoques, produção, marketing, publicidade e vendas. E depois, identifque de três a cinco principais objetivos diários dessa área funcional escolhida. Em outras palavras, o que você tem que fazer de trabalho todos os dias nessa área? Vamos usar a área funcional de contas a pagar como exemplo, já que a maioria das pessoas entende como as contas são pagas. Os principais objetivos funcionais na área de contas a pagar podem incluir:
Objetivos funcionais do Contas a pagar:
- Os desembolsos de caixa são feitos e registrados de forma precisa e completa em tempo hábil
- Os registros de contas a pagar e os desembolsos de caixa estão protegidos
- Os custos são reduzidos tanto quanto possível
- A gerência desenvolve alianças comerciais estratégicas com fornecedores
- As contas a pagar e os desembolsos de caixa estão devidamente autorizados
2. Para cada um dos principais objetivos que você identificou acima, identifique de três a cinco riscos para atingir esses objetivos. Em outras palavras, qual é a probabilidade de que um evento ou ação possa afetar adversamente a seus negócios ou atividade, e qual é o impacto para o seu negócio? Usando o primeiro objetivo de negócios acima como exemplo, a seguir estão alguns riscos relevantes:
Objetivos funcional: Os desembolsos de caixa são feitos de forma precisa e completa e registrados em tempo hábil
Riscos:
- Os pagamentos podem ser feitos aos fornecedores errados ou pelos valores errados;
- Os pagamentos podem ser codificados incorretamente, resultando em ativos e despesas incorretamente declarados;
- Os pagamentos podem não ser feitos dentro do prazo exigido pela administração para aproveitar descontos ou termos acordados com fornecedores;
- Os pagamentos podem não ser registrados nos controles de contas a pagar ou adequadamente no sistema financeiro; e
- As entradas para a preparação de lançamentos financeiros, contábeis e registros podem ser imprecisas.
3. Para cada um dos riscos de negócios que você identificou, identifique um ou mais controles em vigor que reduzam a probabilidade de ocorrência do risco. Em outras palavras, quais ações que serão tomadas pela área funcional (nesse exemplo o contas a pagar) para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos pela área funcional sejam alcançados? Lembre-se de que a gerência planeja, organiza e direciona o desempenho de ações suficientes para fornecer garantia razoável de que os objetivos e metas serão alcançados. Assim, o controle é o resultado do planejamento, organização e direção adequados pela gerência.
Novamente, usando o exemplo de contas a pagar acima, a seguir estão alguns controles que podem ser implementados para lidar com o primeiro risco acima:
Objetivo funcional: Os desembolsos de caixa são feitos de forma precisa e completa e registrados em tempo hábil
Riscos: Os pagamentos podem ser feitos aos fornecedores errados ou pelos valores errados
Controles:
- Todos os pagamentos devem ser feitos em cheques e autorização de pagamento sequenciais e pré-numerados;
- Os responsáveis que assinam cheques devem ser diferentes daqueles que aprovam as faturas relacionadas para pagamento;
- Os cheques, uma vez pagos e compensados, são conferidos por valor, data e beneficiário, individualmente ou em conjunto; e
- Relatórios do Contas a pagar são gerados a partir de sistemas de computador para ilustrar os pagamentos previstos por data.
4. Neste ponto, um julgamento precisa ser feito. Os controles que você identificou são suficientes para reduzir o risco a um nível aceitável? Se sim, você pode escolher testar uma pequena amostra de transações para ter certeza de que os controles que você acredita estarem em vigor estão operando conforme o esperado. Se não, você pode escolher adicionar controles adicionais.
5. Com base nos resultados do seu julgamento, você pode escolher implementar planos de ação corretiva, caso os resultados do seu teste de controle falhem ou você determine que não há controles suficientes para gerenciar o risco em níveis aceitáveis. Seus planos de ação podem consistir em lembrar os funcionários sobre as políticas e procedimentos existentes e instruí-los de que eles devem ser seguidos. Em outros casos, novos controles podem precisar ser implementados.
Continuando com o exemplo de contas a pagar acima, a gerência pode chegar à conclusão de que os controles dentro do sistema de computador de contas a pagar são fracos. Como resultado, a gerência pode optar por implementar um plano de ação como:
- Garantir que o sistema de computador lançará automaticamente a entrada contábil apropriada para refletir os pagamentos nos registros de contas a pagar.
6. É sempre uma prática prudente acompanhar o status de quaisquer ações corretivas implementadas e testar transações recentes para garantir que todos os controles estejam operando conforme o esperado.
Pronto! Não foi tão ruim, foi? Lembre-se de que você é o responsável final pela qualidade dos controles em sua área funcional – mas não sinta que precisa “fazer tudo sozinho”. Sinta-se à vontade para entrar em contato conosco para ajudar a desenvolver procedimentos de autoauditoria ou para conduzir uma auditoria completa e independente. É por isso que estamos aqui.
Responda rapidamente um autoteste de auditoria e avalie-se
Autoauditoria
Este é um teste de resposta rápida sem compromisso e totalmente gratuito.
Clique na figura ao lado e inicie o teste rápido.
Preencha o formulário para agendar uma consulta online gratuita