Auditoria de Compliance
Um Manual para
Auditoria de Compliance
Vamos primeiro verificar o que uma auditoria de conformidade envolve. É uma avaliação independente que garante que uma organização cumpra leis, regulamentos, políticas e procedimentos, sejam eles leis, regras ou regulamentos.
As auditorias de conformidade, no entanto, não são apenas financeiras. Elas incluem questões de TI ou segurança, conformidade de RH, sistemas de gestão de qualidade e outras áreas. Todas as empresas e organizações formalmente registradas são vinculadas por leis federais e estaduais, que regem o emprego não discriminatório, boas condições de saúde e segurança e transações financeiras seguras.
Em termos gerais, as auditorias de conformidade visam os seguintes objetivos:
- Identificar os Riscos;
- Eliminar os Riscos;
- Monitorar os Riscos;
- Gerenciar os Riscos; e
- Avisar e conscientizar sobre os Riscos.
Manter-se em conformidade legal é essencial para permanecer em conformidade e manter a integridade da missão da sua empresa. Entre os benefícios de manter auditorias de conformidade regulares estão:
- Proporcionar um ambiente de trabalho sem estresse para os funcionários;
- Aumentar a produtividade dos funcionários;
- Evitar multas de conformidade;
- Manter as operações comerciais sem interrupções ou paralisações; e
- Garantir a reputação do negócio.
Tipos de Auditoria de Compliance
Os requisitos para auditorias de conformidade legal variam de acordo com a atividade. No entanto, as seguintes preocupações legais são as mais comuns:
- Respeito as Leis Trabalhistas: Possivelmente a área mais rigorosamente examinada é a proteção dos direitos dos trabalhadores. Todo ano, o Departamento do Trabalho audita empresas para garantir a conformidade com as regras e regulamentações correspondentes.
- Proteções Ambientais e Saúde: O não cumprimento das normas de segurança pode resultar em honorários advocatícios, indenizações às vítimas e multas de agências governamentais, como a Administração de Segurança e Saúde Ocupacional.
- Diretrizes de governança corporativa: Uma empresa deve a seus investidores e ao governo sustentabilidade, responsabilidade e transparência. Auditorias de governança têm o objetivo de verificar as decisões e políticas financeiras e de governança da equipe executiva de uma organização.
- Manter a conformidade com a segurança dos dados: A retenção de dados por empresas é legalmente exigida para ser protegida contra vazamentos e abusos. Auditorias de conformidade normalmente avaliam se uma empresa usa ou não software e hardware de comunicação atualizados que são protegidos por senha, bem como outras soluções que garantem a confidencialidade dos dados e previnem o uso indevido.
Áreas Principais em uma Auditoria de Compliance de uma Franquia
Desempenho: Ao auditar o resultado final do negócio do franqueado, muitos outros elementos se tornam importantes - se o franqueado está fornecendo ao franqueador os relatórios necessários regularmente, como uma declaração mensal de lucros e perdas, orçamentos, etc., e se isso é feito em tempo hábil. As auditorias de desempenho devem se aprofundar no engajamento dos franqueados dentro do sistema de franquias, examinando se eles participam de reuniões e conferências e se enviam membros da equipe para programas de treinamento facilitados pelo franqueador.
Produtos: Isso poderá incluir:
- Conformidade com a gama de serviços principais;
- Usando fornecedores aprovados e preferenciais;
- Exibição e comercialização de produtos; e
- Maximizando vendas por meio de proporções de mix de produtos.
Promoção: Os franqueados devem receber um guia de estilo corporativo que detalha o que eles podem e não podem fazer com elementos da marca, que tipo de mídia social eles podem usar, etc. É importante mencionar uniformes e outros padrões que os franqueados e seus funcionários devem seguir.
Premissas: A fachada de uma organização, o escritório e até mesmo os veículos são como o público a percebe. Para o sucesso a longo prazo, é essencial que esses padrões sejam sempre atendidos. Isso envolve auditar as instalações quanto a limpeza, acessibilidade, saúde e obrigações de segurança, e garantir que o equipamento seja mantido adequadamente.
Pessoas: Franqueados dentro de uma rede de franquias podem ser responsabilizados por violações da Legislação Trabalhista. Portanto, os franqueadores precisam garantir que seus franqueados estejam fazendo a coisa certa por seus funcionários. É importante verificar se:
- Salários e benefícios são pagos com base em acordos.
- Os recibos de pagamento são distribuídos de acordo com a legislação.
- Os pagamentos de aposentadoria dos funcionários são feitos ao fundo designado na taxa correta.
- Validade dos acordos com contratantes.
- São mantidos registros de advertências por escrito, atas de reuniões e avaliações de desempenho.
Auditoria de Compliance de Atividades Específicas
As leis variam por tipo e estado, e as listas de verificação de auditoria de conformidade incluem prioridades e áreas de foco específicas para um setor, estado ou tipo de empresa. As auditorias também podem ser externas ou internas. Enquanto algumas auditorias são obrigatórias, outras são voluntárias e recomendadas para evitar futuras não conformidades.
Auditoria de Conformidade de Lojas de Varejo
Os varejistas enfrentam alta rotatividade e práticas inconsistentes em todos os locais como os principais desafios de conformidade. Manter a consistência em dezenas ou centenas de lojas pode ser difícil.
A não conformidade pode prejudicar a reputação e as perspectivas de crescimento de uma empresa se afetar diretamente clientes e funcionários. É aqui que as auditorias de conformidade de varejo ajudam, pois mantêm a compreensão de todos sobre os padrões do local de trabalho, seja merchandising, prateleiras ou exibições.
Uma auditoria bem conduzida leva a:
- Operações de loja mais suaves;
- Relações de funcionários aprimoradas; e
- Experiências de clientes aprimoradas.
Conformidade no varejo se refere à adesão de uma marca ou loja às diretrizes corporativas, legislativas e/ou regulatórias. Exibições, sinalização promocional, layout, limpeza e procedimentos de segurança são todos considerados parte da conformidade da loja. Diretivas de uma marca específica, como instruções de exibição, são parte da conformidade da marca. Para conformidade no varejo, o foco das auditorias está em:
- Comercialização: O processo de exibir e vender produtos aos clientes é merchandising. Ele envolve planejar o layout de uma loja e garantir que a exibição e o posicionamento dos produtos atendam às diretrizes corporativas, bem como garantir que a loja pareça atraente para os clientes e seja fácil de comprar. As auditorias de merchandising dizem quais produtos estão vendendo bem e quais produtos precisam ser reabastecidos.
- Segurança e Saúde: Garantir que as lojas sejam seguras para funcionários e clientes, verificando quaisquer perigos e tomando medidas preventivas. Isso inclui rotinas de higienização, protocolos de uso de máscaras e limitação do número de itens estocados. Essas auditorias são importantes para manter todos seguros e reduzir riscos.
- Operações: Manuseio de dinheiro, devoluções e trocas, e práticas de rotina diária como abertura e fechamento são cobertas em operações de varejo. Essas auditorias garantem que os funcionários estejam atualizados através de treinamentos e possam fazer bem seus trabalhos.
- Loja: Isso pode ajudar a avaliar a adesão dos funcionários aos protocolos da empresa, segurança e procedimentos de emergência, e verificar se eles demonstram conhecimento do produto. Isso também ajuda a garantir se os materiais de armazenamento e os sistemas elétricos estão em boas condições de funcionamento e se as saídas de emergência ou de incêndio não estão bloqueadas por suprimentos ou materiais de inventário.
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